Türk Dişhekimleri Birliği ve Dişhekimleri Odalarının; yönetim ve idari hizmetlerine ilişkin bilgiye erişim, yazışmalarda sürat, belge paylaşımı, arşiv, işlem ve form standardizasyonu gibi konularda sağlayacağı avantajlar ve kolaylıklar göz önünde bulundurarak web tabanlı ‘Elektronik Belge, Form ve Süreç Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçilmesine karar verilerek, ilk olarak 8 Ağustos 2022 tarihinde TDB Genel Merkezi’nin sisteme geçişi sağlandı.
Dişhekimleri Odalarımızın EBYS’ye geçişi sürecinde ise öncelikle gerekli olan teknik altyapı ve donanım Birliğimiz tarafından temin edildi. Daha sonra Oda Yürütme Kurulu üyelerine (Oda Başkanı, Başkanvekili, Genel Sekreteri, Saymanı) ve Oda çalışanı/çalışanlarına, CBKSoft Firması Sistem Analiz Uzmanı tarafından 10-19 Ocak 2023 tarihleri arasında EBYS kullanıcı eğitimi verildi. Bu eğitimlerin kayıtları ayrıca Odalarımız ile paylaşılarak, EBYS test sistemi üzerinden deneme çalışmalarının yapılması sağlandı.
Ancak 6 Şubat 2023 tarihinde ülke olarak hepimizi derinden sarsan, yasa boğan ve büyük yıkımlara neden olan deprem felaketi nedeniyle Birliğimiz ve Odalarımızın birinci önceliği deprem sonrası yapılacak çalışmalar olduğu için EBYS geçiş süreci bir süre askıya alındı.
TDB Bilgi İşlem Birimi tarafından verilen EBYS Yüz Yüze Eğimleri, 2-3-4 Mayıs 2023 tarihlerinde TDB Genel Merkezinde 3 grup halinde toplamda; 29 Odadan 32 personelin katılımı ile başarıyla tamamlandı.
8 Mayıs 2023 tarihi itibariyle Odalarımızın sisteme geçişleri başlayacaktır.
Birliğimizin ve Odalarımızın kurumsal yapısına güç katacak bu uygulama ile kurum içi – kurum dışı tüm yazışmalar, elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturularak, elektronik imza ile imzalanacak ve elektronik ortamda arşivlenecektir. Ekstra iş yükünü ortadan kaldıran bu uygulama ile kâğıt ortamından dijitale taşınan işler sayesinde kırtasiye ve posta-kargo masrafları minimum düzeye inecek, kurum içi-kurum dışı iletişimde daha hızlı koordinasyon sağlanacaktır.
